Lưu trữ hồ sơ nhân viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bộ phận quản lý nhân sự. Cho dù được thực hiện thông qua phần mềm quản lý hay lưu trữ thủ công, quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự phải đảm bảo tính khoa học, an toàn và bảo mật. Hãy cùng Ninja tìm hiểu thêm thông tin chi tiết.
I. Tại sao cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự?
Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên là một yêu cầu pháp luật bắt buộc mà mọi doanh nghiệp đều phải tuân thủ. Bộ phận quản lý nhân sự có trách nhiệm ghi chép và lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên trong công ty.
Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên giúp doanh nghiệp quản lý năng lực nhân sự một cách tốt hơn. Đồng thời đưa ra các quyết định phát triển nhân sự kịp thời. Ngoài ra, việc này chính xác còn giúp doanh nghiệp tránh các tranh chấp với nhân viên trong trường hợp xảy ra sự cố ngoài ý muốn.
Tại sao cần phải thực hiện lưu trữ hồ sơ của nhân sự?
>>> Xem thêm: Mẫu nội quy nhân viên quán cafe mới nhất 2023
II. Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự
Hiện nay, có 02 cách để lưu hồ sơ khoa học, phổ biến nhất là lưu trữ thủ công các bản cứng tại văn phòng (hoặc kho lưu hồ sơ) và lưu hồ sơ bản mềm trong máy tính (số hóa tài liệu).
Theo quy định về thời gian và tài liệu hình thành trong quá trình hợp đồng, việc lưu trữ thủ công (bản cứng) được quy định như sau:
– Hồ sơ gốc của cán bộ, công chức và viên chức được bảo quản vĩnh viễn.
– Thời gian lưu trữ là 5 năm tính từ ngày kết thúc Hợp đồng lao động hoặc Hợp đồng lao động vụ việc (bao gồm sơ yếu lý lịch, bản Hợp đồng lao động, hồ sơ giải quyết nghỉ việc, …).
Quy định về việc lưu trữ hồ sơ của nhân viên
Đối với quy định về lưu trữ hồ sơ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, có các điểm sau:
– Theo Khoản 3, Điều 13 của Luật Lưu trữ, tài liệu số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các phương tiện lưu trữ khác không có giá trị thay thế cho tài liệu đã được số hoá.
– Tài liệu lưu trữ điện tử được tạo ra từ quá trình số hoá tài liệu lưu trữ trên các phương tiện lưu trữ khác phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu và thông tin đầu vào. Đồng thời, các đơn vị không được phép hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi đã số hoá.
Do đó, dù đã số hóa hồ sơ nhân viên thành hồ sơ điện tử và quản lý tệp trên phần mềm, các doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ hồ sơ giấy và không được phép hủy trước khi hết thời hạn bảo quản. Việc lưu trữ hồ sơ giấy gốc là rất cần thiết đối với các doanh nghiệp, bất kể kích thước của chúng.
III. Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học nhất
Dưới đây là cách lưu hồ sơ nhân sự khoa học nhất nếu bạn áp dụng hình thức lưu bản cứng và bản mềm trên máy tính:
Cách lưu trữ hồ sơ nhân viên khoa học, hiệu quả nhất 2023
1. Phân loại hồ sơ
Phân loại hồ sơ làm cho công việc lưu trữ dễ dàng hơn. Tùy thuộc vào số lượng và tính chất của hồ sơ, bạn có thể chọn hình thức phân loại phù hợp. Bạn có thể phân loại thành các nhóm như hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ công tác, hồ sơ bảo hiểm… Hoặc bạn có thể phân loại theo thời gian hoặc theo thứ tự chữ cái, địa lý…
2. Tìm kiếm nơi lưu trữ
Để chắc chắn rằng hồ sơ được lưu trữ ở một nơi thoáng mát, không bị ẩm ướt và không bị xâm nhập bởi côn trùng, cần đảm bảo điều này. Nếu hồ sơ được lưu trữ trên máy tính dưới dạng file Excel, cần đảm bảo tính an toàn của nó.
3. Tiến hành lưu trữ
Sau khi hoàn thành việc phân loại và chọn nơi lưu trữ, bạn có thể tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân viên bằng hình thức điện tử. Hoặc đặt chúng vào kho lưu trữ, trong các ngăn kệ (thùng hồ sơ) đã được chia nhỏ sẵn để lưu trữ các bản cứng của hồ sơ. Nếu sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, bạn cần tạo các thư mục lưu trữ riêng.
4. Kiểm tra, cập nhật, bổ sung thường xuyên
Để tránh tình trạng hồ sơ bị hỏng, ẩm mốc, mất mát, hoặc bị thất lạc, rất quan trọng là bạn nên thực hiện kiểm tra, bổ sung và cập nhật đều đặn để có thể xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
Hy vọng với những thông tin mà Ninja chia sẻ cho bạn trên đây bạn đã hiểu rõ hơn về quy định cũng như quy trình lưu trữ hồ sơ của nhân viên. Nếu đang đảm nhận công việc này hãy chú ý tới những mẹo mà Ninja gợi ý cho bạn để có thể hoàn thành công việc tốt hơn.
